Perder el tiempo en la oficina es fácil, pero evitable

Actualizar el correo, leer un periódicos deportivos, enviar un enlace de una de esas noticias a un compañero de trabajo, compara la noticia con otros periódicos… y volver a mirar el correo a ver si el compañero ha contestado, así son los días de muchas personas que trabajan con ordenadores en oficinas de todo el mundo. Es fácil dejarse atrapar por el bucle que lleva a no acometer los trabajos previstos en su momento y dejarlos para más adelante a favor de tareas que no están relacionadas con las funciones del puesto pero que resultan más placenteras, es lo que se conoce como procrastinación. No se trata de personas vagas o ineficaces, si no que son incapaces de concentrarse en algo que no les motiva y así, dejan para el último momento los quehaceres diarios.

Para estas personas para quienes cada informe es una tesis doctoral, cada tabla de Excel un castigo y cada maillist un incordio, hay técnicas sencillas que les ayudan a mejorar su capacidad de concentración y no caer en la tentación que la tecnología ha puesto en bandeja a quien trabaja con un ordenador. Algo tendrá que ver internet y la cantidad de información ante la que pone al usuario cuando, según un estudio de la Universidad DePaul de Chicago, en EEUU, en 1978 un 5% de las personas que trabajaban en una oficina eran en mayor o menor medida procrastinadotes, una cifra que ascendía al 15% en 2007 y que llega al 20% en la actualidad. De lo que se trata es de no gastar energía en evitar hacer algo que va a acabar haciéndose tarde o temprano, y sobre todo, no demorarse en los preparativos, estos es, si hay que ordenar las facturas de todo un año, hacer un esquema de cómo hacerlo por orden alfabético y por fecha, comparar cuál de las dos opciones es más recomendable y luego pasarlo a ordenador… mejor pensarlo, decidirlo y hacerlo.

Dividir y autopremiarse

Y ahí está la clave, dicen los expertos coaches en asesoramiento de la productividad, en encontrar una razón, una motivación para hacerlo, de la mejor manera posible, y cuanto antes. Se trata de sustituir el placer que supone contestar un correo de un compañero o leer las noticias con el que produce la seguridad de haber acabado un trabajo a tiempo, lo que además rebaja y mucho los niveles de estrés, por lo que es bueno no sólo para la productividad de la empresa, que se verá claramente aumentada, si no también para la salud del trabajador, sin que se llegue a convertirse en un autómata.

Los consejos para evitar dispersar la mente y centrarse en el trabajo que hay que realizar son sencillos, en primer lugar dividir una tarea larga o complicada en unidades más pequeñas y valorables a modo de etapas. En segundo lugar y relacionado con lo anterior, planificar bien las cosas, por lo que las listas de tareas pendientes o una agenda son herramientas útiles. Es fundamental evitar interrupciones en la medida de lo posible, no coger el teléfono o desconectarlo si es posible, y avisar a los compañeros de que se está ocupado y no se atenderá a nadie  a no ser que se trate de algo realmente importante. En lo que se refiere al ordenador es recomendable cerrar todos los programas o aplicaciones que no sean aquella con la que se está trabajando para evitar dispersiones, eliminar los sistemas de alertas visuales o sonoras, y escoger un fondo de pantalla de un color relajante y en la medida de lo posible sin demasiada información. En cuanto al correo electrónico no es recomendable consultarlo de manera compulsiva si no establecer unas horas, por ejemplo a primera hora de la mañana, a media jornada y poco antes de terminar. Con estas sencillas recomendaciones se ganará en productividad y en tranquilidad. Pero nadie dijo que conseguirlo fuese fácil por lo que es bueno empezar poco a poco y darse un pequeño premio cada vez que se consiga realizar una tarea a su debido momento.

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