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Actualizada a las 11:34 - 02/09/2010
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Una reunión es una pérdida de tiempo si se puede conseguir lo mismo por otros medios

  • 18 de mayo de 2010
  • 13:56
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A las nueve reunión, a las 11 reunión, y a la una reunión. Éste es el día a día de muchos empresarios y mandos intermedios de pequeñas y medianas empresas que sufren de un exceso de reuniones lo que, en contra de lo que pudiera parecer, no es una ventaja porque en gran medida no son más que encuentros en los que se tratan temas que podrían acordarse por otras vías de forma más rápida e igual de eficaz. Pero dicen los expertos que no se trata de demonizar las reuniones, sólo de planificar aquellas que sean imprescindibles.

 

De hecho, a tal punto ha llegado la tendencia a reunirse en algunas empresas, que un portal norteamericano ha creado una aplicación para calcular el coste que supone parta la empresa cada una de las reuniones que se llevan a cabo. La web www.payscale.com/meeting-miser solicita unos datos con los que simular el coste de tiempo y productividad de los trabajadores de cada una de las reuniones que se llevan realizan en la empresa. Basta simular una para darse cuenta de que el coste, en la mayor parte de los casos es demasiado alto en comparación con los beneficios obtenidos.

 

Un correo electrónico

Y es que la tendencia a las reuniones a primera hora de la mañana para dar cuenta de las tareas del día anterior y planificar las de la jornada que comienza, otrora habituales, se pueden sustituir gracias a las nuevas tecnologías por un simple correo electrónico o una aplicación de la intranet de la empresa en la que cada persona puede cargar y descargar su plan de trabajo diario, semanal o mensual. Hay que tener en cuenta que el bien más escaso en cualquier empresa suele coincidir, el tiempo. Por ello es recomendable entorpecer la dinámica de trabajo lo menos posible.

 

De forma paralela, todos los expertos consideran que las reuniones son necesarias e inevitables pero no en la mayoría de los casos que se realizan, ya que algunas de ellas se celebran sólo para dar fe de un trabajo que se ha realizado, como manera de justificar la toma de decisiones consensuada cuando la decisión ya suele estar tomada de antemano, o para delegar funciones, cuando esto podría hacerse a través de otro canal. Y ello pese a que las reuniones son mecanismos de coordinación fundamentales para engranar los distintos niveles de trabajo de una empresa… pero sin abusar.

 

Organizar una reunión

Lo primero antes de convocar una reunión es ver la necesidad real de celebrarla, y en caso de que haya otros mecanismos o vías para conseguir el objetico más baratos, más rápidos e igual de efectivos, tener en cuenta si la reunión física va a poder aportar algún valor añadido o no. En segundo lugar es importante convocar a las personas involucradas, ni más ni menos, establecer un orden del día con los temas que hay que tratar y procurar no salirse del guión para que las divagaciones sobre temas secundarios copen el tiempo disponible.

 

Es fundamental también, ‘copiar’ a los países nórdicos y anglosajones donde en la convocatoria figura la hora de inicio y la de finalización, en contra de la tendencia latina y mediterránea de alargarla indefinidamente. Las horas más propicias para las reuniones son las primeras de la mañana, porque la mentes es más ágil, o en su defecto inmediatamente después del descanso para la comida, ya que una reunión en medio de la jornada distrae a los participantes del trabajo que realizan el resto del día.

 

Las reuniones en torno a un almuerzo, tan frecuentes en España no son buena idea, según los manuales de las más prestigiosas escuelas de negocios del país, ya que con una comida se celebra algo, pero no es conveniente negociarlo porque hay una mayor tendencia a que todo quede en agua de borrajas. Otro error habitual es convocar la reunión y comunicar el tema, pero no facilitar los documentos sobre los que se va a tratar, que han de tener con antelación todos los asistentes para que no lleguen en frío. Quienes trabajan a diario en la optimización de reuniones sentencian que cualquier tema, por muy relevante que sea ha de poder despacharse entre media hora y tres cuartos y si no es así, es que ha fallado la preparación.

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